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Educase hält Einzug in die Luzerner Volksschulen

Raphaela Meyer Raphaela Meyer, 24. 08. 2020

Im Oktober 2020 soll es weitergehen: Die Volksschulen des Kantons Luzern erhalten etappenweise ihren Zugang zur digitalen Schuladministration mit Educase. Bereits im März diesen Jahres wurde die erste Gruppe mit den Schulen Ballwil, Eschenbach, Hohenrain, Inwil und Römerswil geschult, so dass sie mit der Arbeit in Educase beginnen konnten. Nach der coronabedingten Pause beim Rollout sind nun die Planungen für die Migrationen und Schulungen der nächsten Volksschulen wieder in vollem Gange.

 

Die Zahlen sind beeindruckend: Innert zwei Jahren werden 79 Gemeinden mit etwa 240 Schuleinheiten im Monatsrhytmus migriert und für die Anwendung von Educase geschult. Für den Übergang zu Educase wurden sie in regionale Gruppen von drei bis fünf Schulen aufgeteilt. Die Schulung dauert zwei Tage und findet meist in der grössten Schulgemeinde der Gruppe statt. Wenn Educase fertig eingeführt ist, wird der Schulalltag von rund 40’000 Schülerinnen und Schülern über die Lösung organisiert werden.

 

Die neue Software soll das Schulmanagement und die Administration vereinfachen. Doch ein neues System gewinnbringend einzusetzen, bedeutet meist Aufwand und erfordert ein Umdenken. Bestehende Prozesse müssen überdacht und angepasst werden, gewohnte Arbeitsabläufe werden langfristig einfacher, zuerst jedoch fühlt sich die Veränderung oft anstregender an, als mit dem alten System weiter zu arbeiten.

 

Doch welche Prozesse kann Educase dem Schulmanagement abnehmen? Die Regelschulen zum Beispiel können sich darauf freuen, Schülerinnen und Schüler die für eine Ausbildung angemeldet werden müssen, neu mit wenigen Klicks gleichzeitig eingeschrieben zu können. Das reduziert den Arbeitsaufwand und mögliche Fehler beim Abtippen. Auch bei Musikschulen und Tagesstrukturen wird das Anmeldeverfahren vereinfacht. Die Anmeldung erfolgt online über die Website der Schule - somit werden die Anmeldedaten direkt in Educase erfasst und ein weiterer Medienbruch wird verhindert.

An Veränderungen zu wachsen, ist eine wichtige Fähigkeit für die Zukunft.

Die Volksschulen der ersten Gruppe auf dem Rollout-Plan hatten zudem mit einer besonderen Herausforderung zu kämpfen. Kurz nach ihrer Einführung in Educase kam der Lockdown und die Schulen wurden geschlossen. Damit hatten die Schulverwaltungen vorerst andere Aufgaben und Prioritäten als die Umstellung der internen Prozesse. Einige Schulen konnten sich daher noch gar nicht richtig in die Software einarbeiten. Dass dies nun doch noch gelingt, ist eine Aufgabe, die uns am Herzen liegt.

 

Veränderungen für mehr Effizienz

Viele Schulleitungen freuen sich auf eine Vereinfachung ihrer täglichen Arbeit. Der Wechsel zu Educase ist Teil eines gesamtheitlichen Digitalisierungsprojekts der Volksschulen und wird noch viele weitere Veränderungen mit sich bringen. Besonders in grossen Schulen ist die Effizienzsteigerung in der Verwaltung ein wichtiges Thema. Die Educase-Lösung wird laufend weiterentwickelt und verbessert – man kann hier wirklich sagen, dass die Software lebt. Von diesen Optimierungen können die Schulen direkt profitieren. Denn, an Veränderungen zu wachsen, ist eine wichtige Fähigkeit für die Zukunft.

 

Die nächste Gruppe für die Migration zu Educase steht: Es sind die Schulen Altishofen, Dagmersellen und Nebikon. Bis zum erneuten Start der Rollout-Phase gilt es, die Migrationsplanung zu finalisieren und die Schulungsunterlagen zu aktualisieren.

Raphaela Meyer
Raphaela Meyer
Business Analyst