Schloss Gerzensee
ProjekteNews

Gerzensee – Ein cleveres Portal bringt Ökonomie in den Anmeldeprozess

Patrick R. Ekmann Patrick R. Ekmann, 02. 11. 2020

Nach erfolgreicher Abnahme der Datenbank verwaltet das Studienzentrum Gerzensee (SZG) seine Kurse für Doktoranden sowie Zentralbankökonomen und -ökonominnen vollständig in Educase. Als letzten Bestandteil des Einführungsprojekts entwickeln wir nun in Zusammenarbeit mit CleverBridge ein Anmelde-Portal, damit konventionelle Arbeitsschritte rund um den Anmeldeprozess digitalisiert werden können.

 

Mit dem neuen Anmeldeportal wird der Anmeldeprozess effizienter und integriert sich nahtlos und durchgängig in Educase. Medienbrüche werden eliminiert, was die Planung insgesamt einfacher macht. Davon profitieren sowohl die jeweiligen Fachstellenleiterinnen als auch die diversen Anspruchsgruppen internationaler Universtäten und Zentralbanken.


Das SZG bietet pro Jahr eine beschränkte Anzahl an Studienplätzen und geniesst den exklusiven Ruf, nur die besten Dozenten aus dem internationalen Umfeld zu verpflichten. Potenzielle Studierende werden von deren Universitäten oder den Zentralbanken einmal jährlich nominiert. Das SZG selektiert unter den Nominierten nochmals und gewährt nur den besten Kandidaten einen Studienplatz.


Der bisherige Anmeldeprozess war, angefangen beim postalischen Versand der Kursausschreibungsunterlagen über die per E-Mail versandten Terminreservationen (save the date) bis hin zur Verwaltung erwarteter Anmeldungen und der Kontrolle einzureichender Unterlagen, mit vielen manuellen und papierlastigen Arbeitsschritten verbunden.


Eine der Prämissen war es deshalb, die Anspruchsgruppen von zeitaufwendigen Nominationsprozessen zu befreien und eine deutlich komfortablere Lösung zu bieten.

illu gerzensee

Zukünftig können in Educase geplante Kursausschreibungen automatisiert auf der Website des SZG veröffentlicht werden. Parallel dazu kann das SZG aus Educase und via automatisierten E-Mail-Versand Kursankündigungen oder definitive Kursbestätigungen versenden. Diese werden im CC zusätzlich an die Sekretariate der Ansprechpartner (Universitätsprofessoren oder Vorgesetzte bei den Zentralbanken) versandt und enthalten einen für die Zielgruppe spezifischen Permalink. In Folge verkürzen sich die Rückantwortzeiten und das mühevolle Nachfassen entfällt.

 

Ähnlich wie bei einem Jobportal werden das Ausfüllen des Anmeldeformulars und das Uploaden der für die Nomination notwendigen Unterlagen deutlich einfacher. Dank der Vollständigkeitsprüfungen verkürzen sich bisherige Bearbeitungszeiten. Die Daten werden ausserhalb von Educase auf einer Cloud-Plattform aggregiert, durch das SZG final selektiert und im Anschluss über eine Standard-REST-API (Online-Anmelde-Prozess) in Educase zurückgeschrieben. Danach werden die aggregierten Daten automatisch gelöscht, womit auch dem Datenschutz Rechnung getragen wird.

 

Die Realisierung der Lösung erfolgt im Schulterschluss mit dem Systemintegrator CleverBridge, auf Basis von Zoho CRM und Zoho Creator.

Patrick R. Ekmann
Patrick R. Ekmann
Business Development Base-Net Education