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Strukturierte Daten für die Einführung von Educase

Marco Competiello Marco Competiello, 01. 09. 2020

79 Schulgemeinden mit rund 40’000 Schülerinnen und Schülern werden bald mit der Software Educase arbeiten. Damit dies möglich wird, müssen jede Menge Datensätze von der bestehenden in die neue Datenbank übernommen werden. Damit diese Datenüberführung sicher und zuverlässig vonstatten geht, haben wir sie minutiös geplant.

 

Die Einführung von Educase erfolgt etappenweise für jeweils drei bis fünf Schulen. Wir kontaktieren die Schulen drei Monate im Voraus, um die Eckdaten der Schuladministration abzuholen. Mithilfe dieses Steckbriefs planen wir die Migration. Die Planung basiert auf Messwerten, die wir in Bezug auf die Überführung von Schülerinnen- und Schüler-, Eltern- und Lehrpersonendaten erhoben haben. In diesen Messungen haben wir festgestellt, dass die Migration 40 Sekunden pro Schüler oder Schülerin, 20 Sekunden pro Lehrperson und zehn Sekunden pro Elternteil dauert. Diese Zahlen rechnen wir jeweils mit dem Mengengerüst aus dem Steckbrief auf und erhalten so die ungefähre Dauer der Migration. Total dauert die Migration aller Schulen 41’667 Minuten, 694 Stunden oder 16.53 Arbeitswochen. Zum Vergleich: Die ISS fliegt in 90 Minuten einmal um die Erde. Das wären also 463 Umrundungen.

 

Natürlich wird nicht jeder einzelne Datensatz manuell importiert. Die Datensätze werden mithilfe einer Software migriert. Nach nur wenigen Klicks pro Datenpaket läuft die Migration automatisiert.

Total dauert die Migration aller Schulen 41’667 Minuten, 694 Stunden oder 16.53 Arbeitswochen. Zum Vergleich: Die ISS fliegt in 90 Minuten einmal um die Erde. Das wären also 463 Umrundungen.

Auf dem Weg zu digitalisierten Prozessen

Nach eingehender Prüfung und Aktualisierung übergibt die betreffende Volksschule ihre Datenbank an Educase. Daraus werden alle Daten exportiert, die für das Educase-Projekt notwendig sind.

 

In der Educase Stage-Umgebung – einer Test- und Übungsumgebung – werden die einzelnen Datenpakete von der Dienststelle Volksschulbildung geprüft und für den finalen Import in die produktive Software freigegeben. In diesem letzten Check wird auch geprüft, ob allen Feldern in Educase das richtige Datenfeld zugewiesen wurde, also nicht plötzlich Telefonnummern bei den E-Mail-Adressen hinterlegt wurden. Bis zum Abschluss der Migration vergehen je nach Grösse der Schule ein bis fünf Tage. Danach ist das Schulmanagement-Team bereit für die Einführung.

Daten Migration Ilustration

Die Effizienz hält Einzug

An zwei Schulungstagen erlernen die Teilnehmenden die Bedienung von Educase. Nach dem Theorietag folgt am zweiten Tag ein Workshop, in dem die Schuladministratoren den Schulalltag ihrer Bildungsorganisation in Educase erfassen. Da die Daten der Schuladministration bereits migriert wurden, können sie in der Applikation von Beginn an mit den echten Daten arbeiten.

 

Nach drei Wochen treffen sich die Schulen und das Educase-Projektteam zu einem erneuten Austausch, um weitere Fragen zu beantworten.

 

Für die weitere Kommunikation und Abstimmung bestimmen die Schulen einen Key User oder eine Key Userin. Nach der Schulung übernehmen die Key User die erste Hilfestellung, wenn ihre Kolleginnen und Kollegen Fragen zu Educase haben. Sie oder er bildet die erste Supportanlaufstelle in der Schule und ist die Schnittstelle zum Educase-Support. Zusätzlich unterstützt das Benutzerhandbuch mit Anleitungen zum Erstellen von Ausbildungen, Klassen usw.

 

Die Schulung der ersten Gruppe von Schulen fand im März diesen Jahres statt, kurz vor der Schulschliessung durch den Lockdown. Bevor die Migrationen und Schulungen im Oktober 2020 wieder starten können, aktualisiert das Educase Team nun die Skripts für die Schulungen und die Migrationsplanung. Educase ist eine lebendige Software und seit März haben bereits wieder Weiterentwicklungen und Optimierungen stattgefunden. Wir freuen uns, diese Optimierungen unseren Kundinnen und Kunden bald präsentieren zu dürfen.

Marco Competiello
Marco Competiello
Technischer Berater